28.04.2006
Geschäftsunterlagen müssen Sie von Gesetzes wegen sechs bzw. zehn Jahre aufbewahren. Das kostet Sie viel Geld. Zumindest dann, wenn Sie extra Räume für diese Unterlagen bereithalten ...
Wichtig: Denken Sie daran, hierfür in der Bilanz eine Rückstellung zu bilden. So können Sie die anteilige Miete für die Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen bereits im Voraus für zehn Jahre absetzen. (Rechtsgrundlage: § 257 HGB, § 147 AO)
Vergessen Sie auch nicht die digitale Betriebsprüfung: Bilden Sie hier eine Rückstellung für Bereitstellung von Speicherplatz, Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit, Schulung von Mitarbeitern, usw. Das geht, wenn Sie diese Kosten hinreichend genau benennen und beziffern können. (Fundstelle: BFH, 19.08.02, DStR 02, 2030)