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31.07.2006

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Vorsicht bei Telekom- (und anderen) Rechnungen per E-Mail

Viele Unternehmen gehen dazu über, Rechnungen per E-Mail als PDF-Datei zu versenden. Doch Vorsicht: Elektronisch versandte Rechnungen berechtigen nur unter ganz engen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug.

Unter anderem müssen die Rechnungen nach einem sehr komplizierten Verfahren digital signiert werden (§14 Abs. 3 UStG). Das ist jedoch bei einer normalen PDF-Datei nicht der Fall. Bestehen Sie daher stets auf einer Papierrechnung. Im Zweifel ist die Papierrechnung sogar einer digital korrekt signierten elektronischen Rechnung vorzuziehen. Denn wenn ein Betriebsprüfer in drei Jahren von Ihnen den Nachweis haben will, dass die elektronisch abgespeicherte Rechnung digital signiert wurde, werden Sie ganz schön ins Schwitzen kommen, wenn Sie kein ausgesprochener EDV-Freak sind.

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