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08.04.2008

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Müssen Sie private Rechnungen und Auszüge aufheben?

In Ihrem Unternehmen müssen Sie die allermeisten Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahren. Denn mittlerweile gelten die meisten Unterlagen als „Buchungsbeleg“, für die die lange Frist gilt.

Erfreuliche Nachricht für private Rechnungen und Kontoauszüge: Privatbelege, z. B. bei Mieteinnahmen, Werbungskosten oder Sonderausgaben müssen Sie nicht aufbewahren. Diese Belege brauchen Sie nur, bis Ihr
Steuerbescheid erstellt ist. Sobald Ihnen Ihr Finanzamt diese Belege zurückgegeben hat, müssen Sie diese nicht mehr bereithalten. Ausnahme: Wenn das Finanzamt Sie darauf hinweist, dass es für ein späteres Verfahren in Ihrem Interesse liegt, die Belege aufzubewahren.

Geben Sie Ihre Steuererklärung mittels ELSTER ab? Dann müssen Sie die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren. Das ist einen Monat nach Zusendung des Bescheides.

Sonderfall Handwerkerleistungen: Haben Sie privat Handwerker beauftragt mit Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Bau/Reparaturen)? Dann müssen Sie Rechnungen, Zahlungsbelege (Kontoauszug, Quittung) sowie ggf. Bauverträge und Abnahmeprotokolle zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Rechnungsjahres. Beispiel: Die Rechnung kommt im April 2008. Sie müssen sie bis Silvester 2010 aufheben.

Kontoauszüge: Im Privatkundenbereich gibt es keine Aufbewahrungsfrist. Bei Ihrer Steuererklärung können Sie also als Zahlungsnachweise auch ausgedruckte Online-Bankauszüge verwenden. Papier-Kontoauszüge können Sie wegwerfen, sobald der Steuerbescheid da ist. Wenn ein Betriebsprüfer später Ihre privaten Auszüge sehen will, muss er sie auf Kosten des Finanzamts bei der Bank nachfertigen lassen.

Allerdings: Rechnen Sie mit einer Betriebsprüfung und befindet sich auf Ihren Privatkonten nichts Verfängliches, können Sie diese Auszüge dem
Prüfer auch geben. Das fördert das „Prüfungsklima“.


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