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19.05.2009

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Negative Kassenbestände sollten Sie unbedingt vermeiden

Das schlimmste Folterwerkzeug eines Betriebsprüfers sind „Hinzuschätzungen zum Gewinn“. Zum Glück hat das oberste Steuergericht den Einsatz dieses Instrumentes vor einigen Jahren deutlich erschwert. Schätzungen kommen nur dann in Frage, wenn Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der Buchführung bestehen. Kann der Prüfer solche Zweifel nicht nachweisen, dann darf er auch nicht schätzen.

Brandgefährlich sind hier negative Kassenbestände: In einer Kasse kann rein logisch nicht weniger als „Null“ sein. Ergibt sich aber aus Ihrer Kassenbuchführung, dass an einem bestimmten Tag z. B. minus 327,80 Euro in der Kasse waren, kann mit Ihrer Buchführung irgendwas nicht stimmen. Und jetzt kommt der Betriebsprüfer ins Spiel mit seiner Hinzuschätzung. Denn das kann er jetzt – in angemessenem Umfang – machen, weil er Ihnen die Nicht-Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung nachgewiesen hat. (BFH, 07.02.08,  IV B 58 – 60/07)

Wie kommt es zu negativen Kassenbeständen? Das passiert dann, wenn Belege übers Jahr in die Kasse geworfen werden und dann einfach nach dem Belegdatum als Ausgabe gebucht werden.

Zwei Möglichkeiten der Abhilfe: Belege nicht nach dem Belegdatum ins Kassenbuch eintragen, sondern nach dem Auszahlungsdatum. Notlösung: Ausgaben nicht über die Kasse buchen, sondern als Privateinlagen eines Gesellschafters. Gesellschafter X sammelt also Belege für 1.000 Euro und lässt sich diese in einem Betrag auszahlen. Dann kann es nicht zu negativen Kassenbeständen kommen. Wird allerdings ein großer Teil des gesamten Wareneinkaufs auf diese Art und Weise verbucht, stellt sich die Frage, ob das noch eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung darstellt.


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