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18.06.2009

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Rechnung für monatlich gleich bleibende Kleinbeträge?

Vielleicht haben Sie mit Ihren Kunden Service- oder Wartungsverträge, wo Sie jeden Monat das Gleiche abbuchen. Muss man dafür immer wieder eine neue Rechnung schreiben? Nein, muss man nicht. Es genügt ein einmaliger Servicevertrag und die Bezugnahme darauf in den monatlichen Abbuchungen. Sie müssen also achten auf den: 1. umsatzsteuerlich richtig formulierten Servicevertrag und 2. umsatzsteuerlich richtige Abbuchungen.

1. Servicevertrag: Der Vertrag muss eine laufende Nummer haben, also z. B. „Servicevertrag Nr. 1234“ und er muss Ihre (USt-)Steuer-Nr. enthalten. Außerdem müssen die Teilleistungszeiträume (in der Regel 1 Monat) genau bezeichnet sein.

Muster:
Servicevertrag Nr. 1234: Zwischen der A GmbH und der Firma B wird vereinbart:

 Servicegebühr für XY-Wartung pro Monat :  50,00 EUR
 19 % MwSt.  9,50 EUR
 Brutto  59,50 EUR

2. Abbuchung: Auf dem Kontoauszugstext muss entweder der jeweilige Teilleistungszeitraum stehen also z. B. „Abbuchung lt. Servicevertrag Nr. 1234 Teilleistungszeitraum Juni 2009“. Oder: Im Text muss ebenfalls der Bezug auf den Servicevertrag stehen sowie der Nettobetrag und der Mehrwertsteuerbetrag. Also: „Abbuchung lt. Servicevertrag Nr. 1234: 50 Euro netto zuzüglich 19 % MwSt. = 9,50 EUR.“ Der Bruttobetrag steht ja dann sowieso auf dem Kontoauszug, denn dieser wird ja abgebucht.

Tipp: Stimmen Sie vorher mit Ihren Kunden ab, ob diese nicht doch monatlich eine Rechnung wollen. Das ist zwar nicht nötig, aber manche Buchhalter haben es halt gern so. Wenn Sie hier dann immer wieder diskutieren müssen, ist die Arbeitsersparnis durch die weggefallene Rechnung bald aufgezehrt.


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