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19.01.2010

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Wie Sie den geldwerten Vorteil mit Fahrtenbuch berechnen

Die einzige Methode, der Ein-Prozent-Regelung bei der Dienstwagenbesteuerung zu entkommen, ist das Fahrtenbuch. Und zwar sowohl beim Unternehmer als auch beim Arbeitnehmer. Zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um den geldwerten Vorteil nach Fahrtenbuch abrechnen zu können:
- Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch;
- Die für jedes Auto getrennte Verbuchung der Kosten. (Oder zumindest die Möglichkeit, die Kosten anderweitig zu trennen, etwa durch getrennte Belegablage, Excel usw.)

Das Fahrtenbuch muss enthalten:
- Kilometerstand zu Beginn und am Ende der einzelnen Geschäfts-/Dienstreise,
- Reiseziel mit Reiseroute,
- Reisezweck mit Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners sowie die
- Einzelaufzeichnung der Privatfahrten, jedoch ohne Angabe des Reisewegs.

Beispiel:

Datum

Kilometerstand zu Beginn

Kilometerstand am Ende

Reiseziel mit Reiseroute

Reisezweck mit Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners

20.01.2010

53789

54289

Stuttgart über A8

Fa Müller, Einkäufer Schulze

20.01.2010

54289

54299

Heimfahrt

 

21.01.2010

54299

54322

Unterbrunn

Bestellung III Q Fa Meier,
Hr. Meier

21.01.2010

54322

54358

Bad Tölz B 318

Computron AG,
Hr. Gschwendtner

22.01.2010

54358

54395

Rosenheim

Autowerkstatt

23.01.2010

54395

54458

privat

 

 

Getrennte Verbuchung: Entweder, Sie legen ein getrenntes Aufwandskonto je Auto an, z. B. Konto 6530 = Benzin M-AX 123; Konto 6531 = Benzin M-PF 5464 usw. oder Sie lösen das über Kostenstellen oder über Excel/getrennte Belegablage usw.

Nun ermitteln Sie die Kosten, die auf die Privatfahrten entfallen:
Beispiel:  Am Jahrsende ergibt sich:

 

Betriebliche km

45478

76%

Private km

7585

13%

Fahrten Wohnung-Arbeit

6554

11%

Gesamt-km

59617

100%

 

Die Kosten dieses Autos beliefen sich im ganzen Jahr auf:

 

Konto lt DATEV-SKR 04

Bezeichnung

gebucht

MwSt.?

6510

Kfz-Steuer

           384  

nein

6520

Versicherung

           892  

nein

6530

Sprit

        7.154  

ja

6540

Reparaturen

           396  

ja

6565

Leasing

      10.200  

ja

6570

Sonstige Kosten

           253  

ja

 

Wichtige Unterscheidung zwischen Unternehmer-Auto und Arbeitnehmer-Auto: Beim Unternehmer muss man auf die Kosten ohne Vorsteuer keine(!) MwSt. aufschlagen, beim Arbeitnehmer schon.

Beim Unternehmer sieht die Rechnung also so aus (Zahlen laut Beispiel oben): Eigenverbrauch für Privatfahrten ohne Mehrwertsteuer: 13 Prozent von 1.276 Euro (Kfz-Steuer plus Versicherung) = 166 Euro zu verbuchen auf Konto „4600 - Eigenverbrauch ohne Umsatzsteuer“.

Eigenverbrauch für Privatfahrten mit Mehrwertsteuer: 13 Prozent von 18.003 Euro = 2.340 Euro plus MwSt. zu verbuchen auf Konto „4640 - Eigenverbrauch mit Umsatzsteuer“.

Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sind generell ohne Mehrwertsteuer (Tz. 3 des BMF vom 27.08.04, BStBl I 2004, 864). Auf diese Fahrten entfallen 2.120 Euro (11 % von 19.279 Euro Gesamtkosten). Nicht abziehbar ist das, was über die Pendlerpauschale hinausgeht. Wenn der Unternehmer 14 Kilometer entfernt wohnt und 230 mal in den Betrieb fuhr, sind 14 x 230 x 30 Cent abzugsfähig, also 966 Euro. Die tatsächlichen Kosten der Fahrten Wohnung-Betrieb sind aber 2.120 Euro, also 1.154 Euro mehr. Diesen Betrag verbuchen Sie z. B. auf 4601.

Beim Arbeitnehmer wird die Sache teurer, aber einfacher: Wir unterstellen, dass auch der Arbeitnehmer 14 km entfernt wont. Die Gesamtkosten betragen laut Beispiel 19.279 Euro, davon sind laut Beispiel 24 Prozent  (11 Prozent Privatfahrten plus 13 Prozent Fahrten Wohnung-Arbeit/alles plus Mehrwertsteuer; Abschn. 12 Abs. 1 i.V.m. Abschn. 103 Abs. 7 Satz 2 UStR!) als geldwerter Vorteil zu versteuern. Insgesamt also 5.506 Euro (19.259 x 24 %). Dieser Betrag wird verbucht: Im Soll 5.506 Euro auf „6020 - Gehaltsaufwand“, im Haben 4.627 Euro auf „4947 - verrechnete Sachbezüge“ und 879 Euro auf MwSt.

Angenommen, bei diesem Arbeitnehmer wurden wurden Januar bis November bereits 4.400 Euro als geldwerter Vorteil versteuert, dann wären im Dezember noch 1.106 Euro nachzubuchen. Der Arbeitnehmer kann in seiner privaten Steuererklärung 14 km (unterstellte Entfernung Wohnung-Arbeit laut Beispiel) x 230 x 30 Cent = 966 Euro absetzen. Da es die Möglichkeit gibt, in Höhe der Entfernungspauschale einen pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschuss zu zahlen, kann der Arbeitgeber alternativ auch dem Arbeitnehmer 4.540 Euro (5.506 minus 966 Euro Pendlerpauschale) individuell versteuert auf die Gehaltsabrechnung setzen. Zusätzlich dann eben noch die mit 15 % pauschalversteuerten 966 Euro.


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