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10.04.2012

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Checkliste: Wie Sie Besprechungen effizient gestalten

Diese Checkliste gibt Ihnen Tipps, wie Sie Besprechungen optimal vorbereiten und durchführen.

Checkliste: Besprechungen effizient gestalten


Vorbereitung

  • Ist die Besprechung vom Inhalt her wirklich notwendig?
  • Gibt es eine eindeutige Zielsetzung? Welches Ziel soll erreicht werden?
  • Welche Tagesordnungspunkte gibt es? In welcher Reihenfolge sollen sie behandelt werden?
  • Welche Teilnehmer müssen ausgewählt werden und anwesend sein?
  • Wollen Sie einen externen Moderator engagieren, der für den roten Faden sorgt?
  • Wann soll die Besprechung stattfinden?
  • Wie lange soll sie dauern?
  • Welche Informationen muss jeder Teilnehmer im Vorfeld erhalten? Welches Informationsmaterial muss zusammengestellt werden? Wie müssen die Besprechungsinhalte aufbereitet werden?
  • Müssen Verantwortliche für bestimmte Themen bestimmt werden, die z. B. über den aktuellen Stand berichten?
  • Wie müssen sich die Teilnehmer auf die Konferenz vorbereiten?
  • Sind alle Teilnehmer eingeladen?


Durchführung

  • Bestimmen Sie den Leiter der Besprechung
  • Begrüßen Sie die Teilnehmer und eröffnen Sie die Besprechung
  • Stellen Sie Anlass, Ziel und Tagesordnungspunkte vor
  • Legen Sie den Zeitplan fest und sagen Sie, wann die Besprechung beendet sein wird
  • Bestimmen Sie den Protokollführer
  • Legen Sie Methoden und Vorgehensweise fest
  • Stellen Sie die gemeinsame Informationsbasis her
  • Sammeln, ordnen und verdichten Sie Informationen und Standpunkte der Teilnehmer
  • Trennen Sie Fakten von Meinungen
  • Arbeiten Sie Alternativen heraus und bewerten Sie diese
  • Halten Sie Zwischenergebnisse fest
  • Führen Sie eine Entscheidung herbei und halten Sie diese fest
  • Bestimmen Sie für jeden Tagesordnungspunkt die Maßnahmen, die zur Umsetzung erforderlich sind: Was ist zu tun?
  • Verteilen Sie die Aufgaben: Wer übernimmt welche Aufgabe?
  • Akzeptieren Sie Vertagungen nur in Ausnahmefällen
  • Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und beenden Sie die Besprechung
  • Planen Sie nach der Besprechung Zeit für die Umsetzung der Beschlüsse ein und kontrollieren Sie die Umsetzung

 

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