/images/gmbhp-home-image1.jpg

IZW Tipp-Datenbank -

Ohne langes Lesen verständlich für Sie zusammengefasst.

Jetzt bis 31.03.20 kostenlos testen, denn als Abonnent haben Sie unbegrenzten Zugriff auf alle Tipps! Zur Leseprobe

Tipps suchen...
Zum PDF Archiv

05.07.2012

Als PDF herunter laden

Typische Streitfälle bei Reisekosten - und wie man sie löst

In manchen Unternehmen gibt es keine klare Reisekostenrichtlinie. Die Folge: Die Mitarbeiter wissen gar nicht, was sie dürfen und was sie nicht dürfen.

Muss der Arbeitgeber jede Hotelrechnung ersetzen? Nein, nur wenn sich der Mitarbeiter an die Reisekostenrichtlinie (diese kann auch ungeschrieben sein) gehalten hat. Wer ein Fünfsternehotel bucht, obwohl auch normale Hotels verfügbar gewesen wären, kann nicht erwarten, dass der Arbeit­geber die Kosten voll übernimmt.

Kann ein Mitarbeiter auch ins Fünfsternehotel gehen und die Differenz selber bezahlen? Ja, das ist natürlich möglich, und das kann er sogar steuerlich absetzen. In der Praxis setzt man den vollen Betrag ab und zieht die Arbeitgeber-Erstattung ab. Das Gleiche gilt, wenn jemand gerne erster Klasse fliegt bzw. Bahn fährt, die Firma aber nur Economy bzw. zweite Klasse ersetzt. Der Arbeitnehmer sollte es der Firma aber wenigstens leicht machen und selbst recherchieren und mit angeben, was eine Bahnfahrt zweiter Klasse bzw. ein normales Hotel statt des Fünfsternehotels gekostet hätten.

Muss der Arbeitgeber Essen bezahlen? Das muss er nicht. Die Über­nahme von Gasthausrechnungen wäre steuerlich auch ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil, sofern sie über die steuerlichen Verpflegungspauschalen hinausgingen (acht bis 14 Stunden: sechs Euro, 14 bis weniger als 24 Stunden: zwölf Euro, ganzer Tag Abwesenheit, also 24 Stunden): 24 Euro). Im Ausland gelten deutlich höhere Tages­pauschalen (z. T. über 70 Euro), die sich aus der Auslands-Reisekostentabelle ergeben.  

Wie ist das mit dem Frühstück? Frühstück kann ebenfalls nicht gesondert ersetzt werden, sondern ist auch mit der Verpflegungspauschale abgegolten. Auf der Hotelrechnung sollte das Frühstück entweder extra ausgewiesen sein oder es sollte angegeben sein „Übernachtung mit Frühstück“ oder „Übernachtung ohne Frühstück“. Im letzten Fall kann der Arbeitgeber natürlich den vollen Betrag der Hotelrechnung ersetzen.

Was gilt bei Frühstück im Ausland? Auf ausländischen Hotelrechnungen steht meistens nichts zum Frühstück drauf. In aller Regel akzeptieren es die Finanzämter, wenn der Arbeitnehmer handschriftlich bestätigt, dass in der Hotelrechnung kein Frühstück enthalten war.

Kann der Arbeitgeber Verpflegungspauschalen ersetzen, obwohl an dem Tag schon eine Bewirtung auf Firmenkosten stattgefunden hat? Steuerlich kann er das schon. Die Verpflegungspauschalen sind nicht zu kürzen, nur weil man dem Arbeitnehmer eine Teilnahme an einer geschäftlichen Bewirtung ermöglicht hat. Die Frage ist allerdings, ob man das zum Zweck der Kostenreduzierung bleiben lässt und keine Verpflegungspauschale auszahlt, wenn der Arbeitnehmer ohnehin schon auf Firmenkosten gespeist hat.


zurück