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19.07.2012

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Wie Sie Unterschlagungen in Ihrem Betrieb verhindern

Bisweilen liest man in der Zeitung Meldungen wie folgende: „Die Firma XY musste Insolvenz anmelden, da die Buchhalterin über viele Jahre hinweg 300.000 Euro unterschlagen hatte.“ Jeder fragt sich da: Wie ist so etwas möglich? Und wie kann so etwas verhindert werden? Ein Vieraugenprinzip wirkt Wunder: Die Bearbeitung von Lieferscheinen einerseits und Rechnungsschreibung bzw. Überweisung andererseits sollten jeweils von zwei verschiedenen Personen ausgeführt werden.

Manipulationsmöglichkeit beim Rechnungsausgang: Wenn dieselbe Person für Lieferscheine und Rechnungsschreibung zuständig ist, könnte es sein, dass sie das Doppel des Lieferscheines wegschmeißt und z. B. eine Rechnung mit erheblichem Nachlass verschickt, wofür sich dann der Kunde heimlich „erkenntlich zeigt“. Oder noch dreister: Der Liefervorgang wird EDV-mäßig wieder storniert und eine Rechnung geschickt, auf der die eigene Bankverbindung angegeben wird. Es sollte also so sein, dass derjenige, der die Ware auf den Weg schickt, die Lieferung in der EDV unveränderlich so erstellt, dass sie nicht mehr storniert werden kann. Ein Externer kann dann leicht überprüfen, ob wirklich zu jeder Lieferung die korrekte Rechnung geschrieben wurde.

Manipulationsmöglichkeit beim Rechnungseingang: Hier muss sichergestellt werden, dass es zu jeder Rechnung einen Lieferschein gibt, der von jemand anderem als der Buchhaltung kontrolliert wurde. Sonst besteht diese Manipulations-Möglichkeit: Der Buchhalter gründet Fantasiefirmen, schickt an seinen Arbeitgeber Rechnungen, die er selbst abfängt, abzeichnet und sodann das Geld an sich selbst anweist. Darf hingegen keine Überweisung angewiesen werden, ohne dass Rechnung und Lieferschein untrennbar verbunden sind, wobei der Lieferschein von einer anderen Person geprüft wurde, ist diese Manipulationsmöglichkeit ausgeschlossen.

Fazit: Das Vieraugenprinzip vermeidet Manipulationen und Unterschlagungen in Ihrem Betrieb.


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