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12.09.2012

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Überquellendes Archiv wegen Aufbewahrungsfrist

E-Mail von Patrick A. aus Straubing an die Redaktions-Hotline: „Mein Archiv quillt über - lauter alte Belege zurück bis ins Jahr 2002. Diese zehnjährige Aufbewahrungspflicht ist doch maßlos übertrieben, denn die alten Belege interessieren doch niemanden mehr. Ich werfe jetzt alles von vor 2007 mal weg. Kann mir da ein Bußgeld drohen?" (Auf Nachfrage teilt der Leser noch mit, dass die letzte Betriebsprüfung bis 2009 ging.)


IZW antwortet:
Höchstwahrscheinlich wird in der Tat niemand mehr Einblick in diese alten Belege nehmen. Das Finanzamt wird sich bei der nächsten Betriebsprüfung allenfalls für die Belege 2010 oder jünger interessieren. Sie könnten also sogar alles bis einschließlich 2009 vernichten. Ein Bußgeld haben Sie kaum zu befürchten.

Was allerdings passieren könnte:
Jemand beschuldigt Sie - egal ob zu Recht oder zu Unrecht -, für längst vergangene Zeiträume der Steuerhinterziehung. Dann wird das Finanzamt doch Einblick in Ihre alten Unterlagen verlangen. Falls Sie diese dann nicht mehr haben, gilt Ihre Buchführung als „nicht ordnungsgemäß“. Denn allein schon der Umstand des Abhandenseins aufbewahrungspflichtiger Unterlagen nimmt Ihrer Buchführung ihre Ordnungsmäßigkeit. Das würde das Finanzamt berechtigen, Ihren Gewinn zu schätzen, falls die Beschuldigungen halbwegs plausibel sind. Sie können kaum noch kontern, weil Sie keine Gegenbeweise mehr haben.

Dieses Szenario ist unwahrscheinlich, aber nicht zu 100 Prozent ausge­schlossen. Letztendlich müssen Sie also entscheiden, was Ihnen wichtiger ist: Platz im Archiv oder steuerliche Sicherheit für diesen unwahrscheinlichen Fall.


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