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04.08.2014

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Wie Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter nach der Reisekostenreform 2014 optimal gestalten

Im Folgenden geht es um die Optimierung von Reisekosten Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie Geschäftsführer einer GmbH sind, gelten Sie steuerlich (in aller Regel) ebenfalls als Arbeitnehmer. In diesem Fall önnen Sie diese Tipps auch für sich nutzen – unter der Voraussetzung, dass 1. die über die GmbH abgerechneten Geschäftsführer-Reisen eindeutig betrieblich veranlasst sind, 2. Sie im Vorhinein schriftlich und klar vereinbart haben, in welcher Höhe Sie Anspruch auf Spesenersatz haben und 3. diese Vereinbarung durch Gesellschafter-Beschluss abgesegnet ist.


Was gilt überhaupt als Dienstreise?

Die früher gebräuchlichen Begriffe „Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit“ wurden bereits 2008 ersetzt durch die „Auswärtstätigkeit“. Eine Auswärts­tätigkeit liegt vor, wenn Ihr Arbeitnehmer 1. vorüber­gehend, 2. sowohl außerhalb der Wohnung als auch außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte (vor 2014: „regelmäßigen Arbeitsstätte“) und 3. beruflich tätig wird. Alles drei muss gleichzeitig vorliegen.

Beispiel (keine Auswärtstätigkeit): Arbeitnehmer A muss am Mittwoch von 8 bis 22 Uhr im Büro bleiben, um ein wichtiges Projekt fertig zu stellen. Kann er die Verpflegungspauschale für über acht Stunden Abwesenheit bekommen? Nein. Er ist zwar außerhalb seiner Wohnung tätig, aber nicht außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte. Im Einzelnen:

1. Merkmal „vorübergehend“:

Beispiel - JA: Die Meier-Unternehmensgruppe betreibt zehn Autohäuser in Bayern. Verkaufsleiter Müller (normalerweise in München tätig, der Arbeitgeber hat München auch als erste Tätigkeitsstätte definiert) wird von November bis April in die Autohaus-Filiale Rosenheim beordert. Vorüber­gehende Auswärtstätigkeit? Ja, weil der Arbeitnehmer nach Beendigung der auswärtigen Tätigkeit voraussichtlich an seine erste Arbeitsstätte (München) zurückkehren wird.

Beispiel - NEIN: Autover­käuferin Moser wird ab 1. Dezember von ihrem bisherigen Einsatzort Autohaus Regensburg dauer­haft in die Filiale Passau versetzt. Keine Auswärtstätigkeit, weil keine Rückkehrabsicht besteht.

Dreimonatsfrist: Diese gilt ab 2014 für die Verpflegungspauschalen. Bei einer Auswärtstätigkeit am gleichen Ort kann man diese nur für maximal drei Monate steuerfrei auszahlen. Bei einer mindestens vierwöchigen Unterbrechung fängt die Frist wieder zu laufen an. Wenn eine Abordnung an eine andere als die erste Tätigkeitsstätte befristet ist, gilt sie von Anfang bis Schluss, höchstens bis zu 48 Monate,  als „Auswärtstätigkeit“ mit der Folge, dass 30 Cent je gefahrenen Kilometer (nicht nur je Entfernungskilometer) gezahlt werden können.

Praxistipp: Es gibt regelmäßig Streit darüber, ob die Abordnung überhaupt befristet ist. Deshalb empfehlen wir, aus Nachweisgründen stets zu Beginn eine schriftliche Vereinbarung über die befristete Abordnung zu treffen.
 
2. Merkmal „außerhalb der ersten Arbeitsstätte“:

Bis 2013 gab es im Lohnsteuerrecht den Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“, der 2014 ersetzt wurde durch den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Diese hat Bedeutung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Der Arbeitgeber kann festlegen, welche Niederlassung bzw. Filiale als „erste Tätigkeitsstätte“ gelten soll. Wichtig ist das vor allem für Ihre Arbeitnehmer, die in mehreren Betriebsstätten (bzw. Niederlassungen) arbeiten.


Tipp: Bei Arbeitnehmern mit Dienstwagen legen Sie die erste Tätigkeitsstätte so, dass die Entfernung zum Wohnsitz möglichst gering ist. Beispiel: Die Autohaus GmbH betreibt eine Filiale in Rosenheim und eine in München Innenstadt. Der Verkaufsleiter, der in Kolbermoor (fünf Kilometer von Rosenheim entfernt) wohnt, ist meistens in München, manchmal aber auch in Rosenheim. Er hat einen Dienstwagen. Der Arbeitgeber legt Rosenheim als erste Arbeitsstätte fest, weil das nur fünf Kilometer Entfernung sind statt 70 Kilometer bis nach München, mit dem Ergebnis, dass der Verkaufsleiter deutlich weniger Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte versteuern muss. Auch wenn der Arbeitnehmer mit seinem eigenen Auto fahren würde, wäre diese Vorgehensweise clever. Denn bei der Distanz Rosenheim – Kolbermoor ist er auf die 30 Cent je Entfernungskilometer beschränkt, während er bei den weiter entfernt liegenden Arbeitsstätten 30 Cent je gefahrenen Kilometer abrechnen kann.

Unterschied zwischen Entfernungs-Kilometer und tatsächlich gefahrenen Kilometern: Darmstadt – Frankfurt sind 33 Entfernungskilometer, aber hin und zurück 66 tatsächlich gefahrene Kilometer.

Hinweis: Bei Gesellschafter-Geschäftsführern von GmbHs sowie Ehegatten und Angehörigen behält sich das Finanzamt eine Prüfung vor, ob man hier nicht Missbrauch getrieben hat. Es muss also gut begründet werden, warum man die erste Arbeitsstätte so oder so gelegt hat.

Arbeitsplatz beim Kunden: neue 48-Monatsfrist ab 2014.
Wird ein Arbeitnehmer im Betrieb eines Kunden eingesetzt, kann er die tatsächlich gefahrenen Kilometer mit 30 Cent absetzen und nicht nur den Entfernungskilometer. Das gilt sogar dann, wenn der Mitarbeiter sehr langfristig beim Kunden tätig ist.

Neu ab 2014: Der unbeschränkte Werbungskostenabzug bzw. steuerfreie Arbeitgeberersatz ist auf 48 Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte begrenzt. Danach können etwaige Übernachtungskosten - wie bei einer doppelten Haushaltsführung - nur bis 1.000 Euro monatlich berücksichtigt werden.
 
3. Merkmal „berufliche Veranlassung“:

Das ist stets unproblematisch bei Kunden-/Lieferantenbesuchen oder Auslieferungsfahrten usw. Kritisch wird es oft bei Fortbildungen im Ausland.

Beispiel für solch einen Fall in der Grauzone: Autoverkaufsleiter X wird auf Kosten seines Arbeitgebers zu einem einwöchigen Lehrgang in Palma de Mallorca geschickt mit dem Titel „Höchstleistungen im Verkauf durch die XY-Gesprächsmethode“. Als Betriebsausgabe absetzen kann der Arbeitgeber diese Reise auf jeden Fall. Fraglich ist aber, ob der Verkaufsleiter das als geldwerten Vorteil versteuern muss. Das muss er nicht, wenn ein weitaus überwiegendes berufliches Interesse des Arbeitgebers an dieser Reise besteht. Wenn dieses Interesse nicht besteht, muss er den Wert der Reise versteuern.

Für ein „weitaus überwiegendes berufliches Interesse des Arbeitgebers“ (und damit für Lohnsteuerfreiheit) spricht:

  • Homogener Teilnehmerkreis (in Fortsetzung des obigen Beispiels möglichst also nur Autoverkäufer oder zumindest Vertriebsleute),
  • straffe und lehrgangsmäßige Organisation der Reise,
  • Reiseprogramm, das auf die betrieblichen Bedürfnisse der Arbeitgeber und der Teilnehmer zugeschnitten ist
  • Freistellung des Arbeitnehmers von der Arbeit. (Muss der Arbeitnehmer für die Reise seinen Urlaub verwenden, spricht das eher für das „Spaß“-Element.)

 

Aufteilung von teils betrieblich/teils privat veranlassten Reisen: Beispiel: Die Software GmbH führt vom 6. bis 10. Oktober 2014 in Lissabon eine Schulungsmaßnahme für 20 Mitarbeiter durch. Mit der Organisation der Reise wird die Event-GmbH beauftragt, die insgesamt 40.000 Euro in Rechnung stellt, und zwar wie folgt:

Miete Tagungsräume, Schulungsunterlagen, Referentenhonorare        2.000 Euro
Touristisches Programm                                                                         3.000 Euro
Kosten für Flug, Hotel, Transfer                                                            31.000 Euro
Verpflegung                                                                                            4.000 Euro
Summe                                                                                                40.000 Euro

Am Vormittag finden die Schulungen in dem Hotel in Lissabon statt, am Nachmittag wird ein touristisches Programm angeboten. Die Zeitanteile sind genau halb/halb. Der Betriebsausgabenabzug für die Software GmbH ist kein Problem, die Frage ist aber: Was müssen die Arbeitnehmer, die in Lissabon dabei waren, als geldwerten Vorteil versteuern? Das sind:

die vollen Kosten des touristischen Programms in Höhe von                3.000 Euro

die Hälfte der Kosten für Flug, Transfer und Übernachtung,
also die Hälfte von 31.000 Euro =                                                       15.500 Euro
der steuerpflichtige Anteil der Verpflegungskosten*
4.000 Euro minus 1.800 Euro =                                                            2.200 Euro
Summe                                                                                              20.700 Euro

*Der steuerpflichtige Anteil der Verpflegungskosten wird wie folgt ermittelt: Arbeitslohn liegt vor, soweit die von der Software GmbH bezahlten Verpflegungen die Hälfte (= betrieblicher Teil der Reise) des für Lissabon geltenden Höchstbetrags von 36 Euro übersteigen. Es ergibt sich also ein Anteil von 1.800 Euro (36 Euro x 50 Prozent x fünf Tage x 20 Arbeitnehmer), der nicht zu versteuern ist.

Kombination einer echten Auswärtstätigkeit mit einem touristischen Folgeprogramm: Frau Huber von der Deutschen Bank fliegt auf Weisung ihrer Direktion zu Verhandlungen mit der amerikanischen Tochter eine Woche nach New York. Der Arbeitgeber zahlt Flug, Hotel und Verpflegung. Nach dem geschäftlichen Aufenthalt in New York bleibt die Arbeitnehmerin noch eine Woche dort zu Urlaubszwecken. Das Hotel zahlt sie selber, den Rückflug aber hatte der Arbeitgeber gebucht und bezahlt.

Die Kosten durch den Urlaub sind in diesem Fall keine beruflichen Reisekosten: Der Heimflug nach Deutschland muss aber nicht versteuert werden, weil hier eine unmittelbare berufliche Veranlassung zugrunde liegt. Die Übernahme der Flugkosten ist daher als betrieb­liche Reisekosten steuerfrei. Es kommt im Übrigen auch nicht auf die zeitliche Dauer von Geschäftsaufenthalt und Urlaub an. Wenn die Mitarbeiterin aus geschäftlichen Gründen nach New York geschickt wird, sind Hin- und Rückflug geschäftlich veranlasst und damit kein geldwerter Vorteil. Etwas anderes kann gelten bei einem zeitlichen Missverhältnis zwischen Urlaub und Geschäftsreise (dann Kostenaufteilung).

Geschäftsreise während des Urlaubs: Beispiel: Stefan macht zwei Wochen Urlaub in Lindau am Bodensee, während dieses Urlaubs besucht er auf Wunsch seines Chefs einen Kunden in Konstanz und fährt daher von Lindau nach Konstanz und zurück mit seinem Privatauto. Die 104 Kilometer können dem Mitarbeiter mit 30 Cent je Kilometer (plus Fähre) ersetzt werden, da die Fahrt Lindau - Konstanz eindeutig beruflich veranlasst ist.


Mitnahme von Familienangehörigen: Grundsätzlich ist die Mitnahme von Ehepartnern oder Kindern schon einmal ein Indiz, das gegen die berufliche Veranlassung der Reise spricht. Das gilt insbesondere dann, wenn sich der zweifelsfreie berufliche Anlass nicht so ohne Weiteres aus dem Reiseprogramm ableiten lässt (z. B. Motivationsseminar auf Ibiza). Soweit allerdings der Anlass der Reise eindeutig betrieblich ist (z. B. Kunden­besuch), ist die Mitnahme von Familienangehörigen unschädlich. Der Arbeitgeber kann aber Hotelkosten steuer­frei nur in Höhe eines Einzelzimmerpreises ersetzen. Der Arbeitnehmer muss sich die Kosten des Einzelzimmers vom Hotel schriftlich bestätigen lassen und die Differenz zum Doppelzimmer entweder selber tragen oder versteuern. Ausnahme: Kostenersatz ist auch für den Ehegatten steuerfrei möglich, wenn der Ehegatte im Betrieb mitarbeitet bzw. für diese Reise betriebliche Funktionen übernimmt (z. B. Dolmetscherdienste bei Auslandsreise).


Fahrtkosten bei Inlandsreisen

Flug-/Bahnkarten: Diese können stets lohnsteuerfrei in voller Höhe ersetzt/bezahlt werden. Wichtig: Originalfahrkarten aufheben für den Vorsteuerabzug.

Bahncard für Arbeitnehmer: Die Kosten einer Bahncard für Arbeitnehmer können Sie auf jeden Fall als Betriebsausgabe absetzen. Die Frage ist, ob der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil versteuern muss. Sie müssen dabei zwei Positionen vergleichen: a) die Kosten der betrieblichen Bahnfahrten ohne Bahncard sowie b) die Kosten der betrieblichen Bahnfahrten mit Bahncard zuzüglich der Kosten für die Bahncard selbst. Ist b) teurer als a), ist die Differenz für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Wäre hingegen a) teurer als b), ist die Überlassung der Bahncard steuerfrei.

Inlandsfahrten mit Dienstwagen:
Überlässt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Dienstwagen, sind dabei grundsätzlich drei Arten der Nutzung denkbar: Dienstreisen, reine Privatfahrten (z. B. Spazierfahrten am Wochenende), sowie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Dienstreisen sind dabei der einfachste Teil, weil die Nutzung des Dienstwagens für Dienstreisen keinen geldwerten Vorteil auslöst, weil hiervon der Arbeitnehmer ja keinen privaten Nutzen hat. Klarstellung: Führt der Arbeitnehmer mit einem Dienstwagen des Arbeitgebers Dienstreisen durch, so kann er nicht auch noch zusätzlich 30 Cent Kilometergeld bekommen.


Geldwerter Vorteil für Privatfahrten

Dies im Detail zu erläutern würde das hier behandelte Thema „Reisekosten“ sprengen. Darüber berichten wir regelmäßig in den Ausgaben unserer Beratungsbriefe.

Vermeiden lässt sich dieser geldwerte Vorteil nur sicher durch zwei Methoden: Entweder durch ein lückenlos fehlerfrei geführtes Fahrtenbuch, welches belegt, dass der Dienstwagen ausschließlich für Dienstreisen verwendet wird oder durch ein privates Nutzungsverbot, welches tatsächlich überwacht wird. Ein Nutzungsverbot nur auf dem Papier nutzt nichts.


Nutzung von privaten Arbeitnehmerautos für Dienstreisen

Setzt ein Mitarbeiter sein eigenes Auto für Dienst­reisen ein, können Sie ihm pauschale oder individuell ermittelte Kilometersätze erstatten. Beispiele, was alles als Dienstreise gilt (mit der Folge, dass Sie 30 Cent je gefahrenen Kilometer ohne Pauschalsteuer ersetzen können):

  1. Susi wohnt in Rosenheim und fährt direkt von dort zu einem Kunden in Bad Tölz und dann wieder zurück.
  2. Susi aus Rosenheim arbeitet in München und besucht von München aus mit dem Dienstwagen einen Kunden in Freising.
  3. Susi fährt von dem Kunden in Freising direkt zu dem Kunden in Rosenheim oder: von der Betriebsstätte des Arbeitgebers in München zu der Zweigniederlassung Regensburg: Dienstreise.
  4. Susi wird für drei Monate nach Passau abgeordnet und hat sich dort ein Zimmer in einer Pension gemietet. Die Fahrt von Rosenheim zu der Pension gilt als Dienstreise. Die Fahrt von der Betriebsstätte München zu der Pension in Passau wäre auch eine Dienstreise.
  5. Susi fährt von der Pension in Passau zu einem Kunden in Burghausen: Dienstreise.
  6. Am Freitag fährt Susi immer von Burghausen nach Hause nach Rosenheim: so genannte Familienheimfahrt, ebenfalls eine Dienstreise.

Welche Kilometersätze können Sie ersetzen? Pkw: 30 Cent, Motorräder /Motorroller: 20 Cent, Moped/Mofa: 20 Cent, Fahrräder: 0 Cent (Anhang 25 III Rz. 36 LStR 2014).

Unfall- oder Diebstahl eines privaten Arbeitnehmer-Autos:
Sofern der Unfall auf einer Dienstreise passiert und nicht alkoholbedingt verursacht wurde, kann der Arbeitgeber Unfallschäden zusätzlich zu den Kilometersätzen steuerfrei ersetzen. Wird das Auto auf einer Dienstreise gestohlen, kann der Arbeitergeber den Restbuchwert des Autos steuerfrei ersetzen. Restbuchwert ist der Wert, der sich ergibt, wenn man die Anschaffung auf die normale Abschreibungsdauer umlegt.


Kosten der Unterkunft

Kosten der Unterkunft können Sie stets in voller Höhe ungekürzt ersetzen - Inland wie Ausland. Im Ausland auch dann, wenn der Hotelpreis höher war als die Übernachtungspauschale laut Reisekostentabelle.

Kürzung wegen Frühstücks? Arbeitgeber glauben häufig, man müsse dem Arbeitnehmer etwas abziehen wegen des Frühstücks. Kann man, muss man aber nicht.

Hier die drei typischen Fallkonstellationen: Fall 1: Auf der Rechnung steht: „Übernachtung mit Frühstück 110 Euro“. Angenommen, der Arbeitnehmer zahlt nichts dazu, er soll aber auch keine Verpflegungspauschalen erhalten. Ergebnis: Keine Steuerpflicht für das Frühstück, denn der Sachbezugswert von 1,63 Euro ist ja (bei weitem) abgedeckt durch die Verpflegungs­pauschalen (welche ja mindestens zwölf Euro beträgt). Kürzen oder abziehen muss man nichts. Fall 2: Auf der Rechnung steht: „Übernachtung mit Frühstück 110 Euro“. Angenommen, der Arbeitnehmer zahlt nichts dazu, soll aber Verpflegungspauschale bekommen, dann wird diese um 4,80 Euro gekürzt. Fall 3: Auf der Rechnung steht: „Übernachtung mit Frühstück 110 Euro“. Der Arbeitnehmer zahlt dem Arbeitgeber 1,63 Euro, und er soll die maximal mögliche Verpflegungspauschale bekommen. Ergebnis: Kürzung der Verpflegungspauschale um
3,17 Euro (4,80 Euro - 1,63 Euro). Fall 4: Auf der Rechnung steht: „Übernachtung 100 Euro, Frühstück 20 Euro“.  Ergebnis: Der Wert des Frühstücks ist steuerlich trotzdem nur 1,63 Euro. Der Ansatz des Sachbezugswerts erfolgt bis zu einem Wert der Mahlzeit von 60 Euro brutto. Fall 5: Auf der Rechnung steht: „Übernachtung ohne Frühstück 100 Euro“. Der Arbeitnehmer geht auf eigene Kosten frühstücken. Keine Kürzung der Verpflegungspauschale.

Pauschalbetrag 20 Euro für Übernachtungen: Für Übernachtungen im Inland kann zeitlich unbegrenzt ein Pauschalbetrag von 20 Euro pro Nacht ersetzt werden, außer, die Übernachtungsmöglichkeit wird vom Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Beachten Sie die Worte: „aufgrund des Dienstverhältnisses“. Kann der Arbeitnehmer also auf einer Auswärtstätigkeit aus privaten Gründen kostenlos übernachten, können Sie die 20 Euro sehr wohl auszahlen.

Beispiel: Claudia aus Düsseldorf ist von Montag bis Freitag bei einem Kundenauftrag in Hamburg eingesetzt. Sie wohnt während dieser Zeit bei ihrem Bruder, der in Hamburg lebt. Der Arbeitgeber kann ihr für die vier Übernachtungen 80 Euro steuerfrei auszahlen, auch ohne Quittung des Bruders. Dass Claudia nichts bezahlt hat, ist gleichgültig, denn man geht davon aus, dass sie durch Mitbringsel oder Beteiligung am Haushalt dennoch Kosten für diese Übernachtungen hat.


Verpflegungsmehraufwand Inland

Die Verpflegungspauschalen wurden ab 2014 neu geregelt - und auch deren Kürzung, falls der Arbeitnehmer auf Veranlassung und auf Kosten des Arbeitgebers zu essen bekommt.

Sehen wir uns das Ganze am besten anhand eines Beispiels an: A ist auf Weisung seines Arbeitgebers auf einem beruflichen Seminar. Er reist Dienstagabend an. Mahlzeiten bekommt er am Dienstag keine. Mittwoch ist Seminar (Frühstück, Mittag- und Abendessen inklusive) und am Donnerstag fährt A nach dem Frühstück wieder heim. Der Arbeitgeber hat nicht nur das Seminar, sondern auch alle Mahlzeiten bestellt und bezahlt.

Fall 1: Der Arbeitnehmer muss nichts dazuzahlen. Dann sind seine Verpflegungspauschalen zu kürzen wie folgt: Anreisetag: keine Kürzung, weil keine arbeitgeberveranlasste Mahlzeit erhalten. Seminartag Mittwoch: Pauschale 24 Euro wird gekürzt um 4,80 Euro wegen Frühstück und jeweils 9,60 Euro wegen Mittag- und Abendessen. Das macht 24 minus 24 Euro = null Euro. Abreisetag Donnerstag: Pauschale zwölf Euro wird gekürzt um 4,80 Euro wegen Frühstück. Steuerfrei auszahlbar 7,20 Euro.

Fall 2: Der Arbeitnehmer muss nichts dazuzahlen, der Arbeitgeber will aber nicht auch noch zusätzlich Verpflegungspauschalen zahlen. Dann kann A die obigen Beträge als Werbungskosten geltend machen. (Anreisetag zwölf Euro, Abreisetag 7,20 Euro).

Fall 3: Der Arbeitnehmer zahlt die Sachbezugswerte dazu (z. B. durch Abzug vom Lohn - 1,63 Euro fürs Frühstück, je drei Euro für Mittag- und Abendessen). Dann kommt es zu einer Kürzung des Kürzungsbetrags. Bei Bereitstellung des Frühstücks auf Veranlassung des Arbeitgebers wird die Verpflegungspauschale statt um 4,80 Euro Kürzung nur um 3,17 Euro gekürzt (4,80 Euro - 1,63 Euro). Bei Mittag- und Abendessen kommt es statt zu 9,60 Euro Kürzung nur zu 6,60 Euro Kürzung (9,60 Euro - 3,00 Euro). Im Ergebnis kann der Arbeit­geber dann auszahlen, was der Arbeitnehmer zugezahlt hat: Eine Zuzahlung der Sachbezugswerte durch den Arbeitnehmer ist also - zumindest aus steuerlicher Sicht - völlig sinnlos.

Tipp: Erledigen Sie den Verpflegungsmehraufwand im Fahrtenbuch gleich mit. Falls Sie oder Ihre Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen, muss dieses folgende Pflichtangaben enthalten: Reiseziel, Reisezweck, aufgesuchte Gesprächspartner sowie den Kilometerstand bei Reisebeginn und Reiseende. Die Uhrzeit der Abfahrt und Rückkehr ist nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll. Denn so kann man das Fahrtenbuch in einem Aufwasch dazu nutzen, die Verpflegungspauschalen bei mehr als acht Stunden Abwesenheit auszurechnen. Dadurch lassen sich mit einem sauber geführten Fahrtenbuch zusätzlich noch ein paar hundert Euro Steuern im Jahr sparen.


Verpflegungspauschalen Ausland

Reist ein Arbeitnehmer vom Inland ins Ausland, muss er auf der Hinreise den Pauschbetrag des Landes absetzen, wo er sich um Mitternacht befindet.

Beispiel: Arbeitnehmer A fährt am Dienstagfrüh von Hamburg ab in Richtung Rom. Er übernachtet in Innsbruck. Für Dienstag ist also der Pausch­betrag von Österreich maßgeblich. Wenn er zurückkommt, machen Sie den Pauschbetrag des letzten Landes geltend, wo der Mitarbeiter tätig war.

Seit 2014 betragen die Pauschalen: 120 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist (Beispiel: Dänemark 60 Euro), und 80 Prozent für den An- und Abreisetag, sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden je Kalendertag (Beispiel: Dänemark 40 Euro). Die maßgebliche Tabelle finden Sie hier.

Tipp: Auch Auslands-Pauschalen können verdoppelt werden! Beispiel: Arbeitnehmer oder Geschäftsführer X (Bei "normalen" Selbstständigen geht das leider nicht.) aus Rosenheim fährt am Montag um 20 Uhr los nach Linz, wo er Dienstags beruflich zu tun hat. Nach zwei Übernachtungen in Linz fährt er Mittwochfrüh um zehn Uhr wieder zurück. X kann steuerfrei erhalten: Je 20 Euro für den An- und Abreisetag und 29 Euro für den vollen Tag in Linz, macht zusammen 69 Euro. Der Arbeitgeber kann ihm auch 138 Euro netto auszahlen. Das kostet den Betrieb 17,25 Euro pauschale Lohnsteuer (25 Prozent von 69 Euro) plus Soli und ggf. Kirchensteuer.


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