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18.08.2014

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Kontoauszüge als pdf-Dokument: Das sagt der Fiskus

Viele Betriebe erhalten ihre Kontoauszüge nicht mehr auf Papier, sondern als pdf-Dokument per Internet. Das bayerische Landesamt für Steuern hat nun eine Verwaltungsanweisung zum Thema herausgegeben (BayLfSt, 19.05.14, S 0317.1.1-3/3 St42). Daraus lassen sich folgende Kernaussagen ableiten:

  • Nicht in Ordnung ist es, pdf-Kontoauszüge auszudrucken, anschließend zu löschen und nur den Ausdruck aufzubewahren. Sie müssen die pdf-Datei selbst unveränderlich auf Datenträger abspeichern.
  • Sie müssen sicherstellen – zum Beispiel durch eine betriebsinterne Anweisung –, dass die einmal abgespeicherten Kontenauszüge nicht gelöscht und erst recht nicht verändert werden. Die Dateien müssen die komplette zehnjährige Aufbewahrungsfrist lang abgespeichert bleiben.
  • Nicht ausreichend ist es, Excel- oder csv-Dateien aufzubewahren. Diese können natürlich zusätzlich heruntergeladen und in die Buchhaltungssoftware eingelesen werden, aber eben nur zusätzlich und nicht statt der pdf-Datei. Der Grund:  Excel- oder csv-Dateien können jederzeit verändert werden und sind daher als Speicherformat unzureichend.

Unser Rat: Wenn Sie hundertprozentig sicher gehen möchten, speichern Sie  die Pdf-Auszüge ordentlich ab und lassen Sie sich zusätzlich von Ihrer Bank bestätigen, dass Sie während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit Papier-Kontoauszüge von der Bank nachfordern können.


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