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23.02.2015

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Word-Rechnungen

E-Mail von Karl H. aus Leinfelden-Echterdingen an die Redaktions-Hotline: „Ein Lieferant schickt Word-Rechnungen per E-Mail. Akzeptiert das Finanzamt das als Beleg?"

IZW antwortet: Grundsätzlich sind elektronische Rechnungen seit 2011 erlaubt (BMF, 02.07.12, BStBl. I 12, 726). Was Word-Dokumente angeht, äußert sich das Bundesfinanzministerium jedoch widersprüchlich. Einerseits werden Word- und Excel-Dateien ausdrücklich erlaubt, andererseits wird die „Unveränderbarkeit“ der Dateien gefordert. Word- oder Excel-Dateien sind jedoch - im Gegensatz zu pdf-Dateien - veränderlich.

Unser Rat daher: Bestehen Sie darauf, dass Ihnen Ihr Lieferant die Daten im pdf-Format sendet. Dann sind Diskussionen mit dem nächsten Betriebsprüfer ausgeschlossen.

Übrigens: Könnten Sie nicht selbst aus dem Word-Dokument eine pdf-Datei machen? Technisch natürlich schon. Aber das Finanzamt verlangt, dass Sie die Datei so archivieren, wie Sie sie bekommen haben. Und wenn Sie eine Word-Datei erhalten, müssen Sie diese archivieren. Es nutzt Ihnen dann nichts, eine selbst erzeugte pdf-Datei abzuspeichern.


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