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17.05.2017

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Brauchen Sie ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem?

Seit 2015 gelten neue Buchungsregeln (GoBD), die unter anderem verlangen, dass elektronisch versandte und erhaltene Rechnungen im Original „unveränderbar“ abgespeichert werden. Manche „Experten“ sagen, dazu sei das normale Windows-Datei-System nicht ausreichend, weil hier Dateien immer noch verändert werden könnten.

Aber PDF-Dateien sind doch im Gegensatz zu Word- oder Excel-Dateien unveränderbar? Für normale Anwender schon. Es gibt aber durchaus Programme, mit denen man auch PDF-Dateien nachträglich verändern kann.

Was ist ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)?
Das ist eine Extra-Software, in der einmal abgespeicherte Dateien für immer unveränderlich abgespeichert werden. Sie können z. B. ein Word- oder Excel-Dokument, das in einem DMS gespeichert ist, zwar immer noch verändern, aber die Vorgänger-Versionen bleiben trotzdem für immer vorhanden. Die Änderungen bleiben also nachvollziehbar.

Benötigt man ein solches DMS?
Software-Hersteller und einige Veröffentlichungen versuchen das anhand folgenden Zitates aus den GoBD zu beweisen: „Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen (…) müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).“ (GoBD Tz. 119)

Unsere Meinung dazu: Aus dieser Anforderung der Unveränderbarkeit den zwingenden Kauf eines DMS abzuleiten, ist grober Unfug und völlig unverhältnismäßig. Es genügt selbstverständlich, alle im Unternehmen erstellten und per Mail versandten Ausgangsrechnungen ordentlich abzuspeichern und das Gleiche mit Rechnungen zu machen, die per Mail bzw. als Down­load eingegangen sind. Versenden Sie elektronische Rechnungen also nicht als Word- oder Excel-Dokument, sondern nur im PDF-Format.

Was ist mit der Zertifizierung durch die Finanzverwaltung? Als Verkaufsargument wird häufig behauptet, die angepriesene Software sei von der Finanzverwaltung zertifiziert. Dabei sagt der BMF selbst: „Die Vielzahl (…) der DV-Systeme für die Erfüllung (…) steuerlicher (…) Pflichten lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der (…) Software zu. (…) Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden (…) nicht erteilt. „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter entfalten (…) gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.“ (GoBD Tz 179-181)

Fazit: Speichern Sie Ihre Daten ordentlich ab und kontrollieren Sie, dass jeder in Ihrer Verwaltung die Regeln kennt, sodass keiner das Speichern vergisst, und nichts aus Versehen gelöscht oder vernichtet werden kann. Lassen Sie sich aber nicht ins Bockshorn jagen: Ein DMS ist nicht vorgeschrieben und Zertifikate der Finanzverwaltung gibt es nicht.


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