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30.07.2004

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Vorsicht bei (Telekom-)Rechnungen per E-Mail

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Rechnungen per E-Mail zu versenden. Besonders beliebt ist hierbei das pdf-Format von Adobe.

Doch Vorsicht: Derartige Rechnungen berechtigen Ihr Unternehmen nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie mit einer “qualifizierten elektronischen Signatur” versehen sind. Das ist jedoch bei vielen Rechnungen - und auch den Telekom-Rechnungen - nicht der Fall. Mittlerweile bietet zum Beispiel die Telekom “Rechnung online” auch nur noch Privatleuten an. (Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 3 UStG) 
 
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur? Das ist ein Verschlüsselungsverfahren, bei dem sicher gestellt ist, dass der Absender der Rechnung bzw. der E-Mail eindeutig identifizierbar ist. Außerdem wird dadurch eine Manipulation des Inhalts ausgeschlossen. (Rechtsgrundlage: § 2 Nr. 3 Signaturgesetz)

Einen Überblick über dieses Verfahren erhalten Sie zum Beispiel hier: http://www.bsi.de/esig/index.htm.

Fazit: Schickt Ihnen ein Lieferant oder Dienstleister Rechnungen über 100 Euro als normale E-Mail oder normales pdf-Dokument, dann hat Ihr Unternehmen keinen Vorsteuerabzug. Bestehen Sie auf dem Versand der Original-Rechnung per Post.


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