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04.01.2005

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Räumen Sie Ihre Ablage: Aktion “Reißwolf 2005”

Damit Ihre Registratur nicht überquillt, können Sie Ihre Belege nach spätestens zehn Jahren vernichten.

Wie die Aufbewahrungsfrist berechnet wird: Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Jahreswechsel nach der Entstehung eines Belegs zu laufen. Für einen Kontoauszug (= Buchungsbeleg) vom Juni 1994 beginnt die Frist also am 1. Januar 1995 und läuft bis 31. Dezember 2004. Danach können Sie ihn wegwerfen.

Achten Sie auf die Entstehung des Belegs: Sie können nach dem Jahreswechsel Jahresabschlüsse vernichten, die 1994 entstanden sind. Das ist jedoch nicht Ihre 1994er-Bilanz, sondern die Bilanz, die Sie im Jahr 1994 erstellt und unterschrieben haben. In den meisten Fällen wird dies die Bilanz 1993 sein.

Was ist ein Buchungsbeleg? Buchungsbelege müssen Sie zehn Jahre aufbewahren. Ob ein Beleg ein Buchungsbeleg ist, kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein.

Beispiel: Wenn Sie den Wareneingang in Ihrer Buchhaltung anhand der Lieferscheine buchen, ist der Lieferschein ein Buchungsbeleg. Dann müssen Sie ihn zehn Jahre aufheben. Wenn Sie den Lieferschein nur dazu benutzen, Ihren Wareneingang und die Rechnungen zu kontrollieren, ist er sonstiger Beleg und die Aufbewahrungsfrist beträgt nur sechs Jahre.

Kostenloser IZW-Service: Eine alphabetische Liste aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit der Angabe, ob diese sechs Jahre oder zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, finden Sie hier.

Extra-Tipp: Falls für die Aufbewahrung Ihrer archivierungspflichtigen Geschäftsunterlagen nachweislich abgrenzbare Kosten für Archivräume anfallen werden, können und müssen Sie in Ihrer Bilanz eine Rückstellung für die kumulierten Mietkosten der nächsten zehn Jahre bilden. (Fundstelle: BFH, 19.08.02, DStR 02, 2030) 


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