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02.03.2005

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Wie Sie Mitarbeiter steuerfrei zum Essen schicken

Jeder Ihrer Arbeitnehmer kann im Monat steuerfrei kostenlose Sachbezüge in Höhe von 44 Euro von Ihnen bekommen. Eine Möglichkeit: Schicken Sie gute Mitarbeiter doch zum Essen. Wenn derjenige dort für maximal 44 Euro im Monat tafelt, können Sie die Rechnung steuerfrei übernehmen. Vorsicht: Die Rechnung muss auf Ihre GmbH & Co. KG ausgestellt und von dieser beglichen werden. Ihr Mitarbeiter kann auch zweimal für 22 Euro zum Essen gehen oder den (Ehe-)Partner mitnehmen. Was aber nicht geht: Einen Monat kein Restaurantbesuch und im nächsten Monat eine Luxus-Sause für 88 Euro. (Rechtsgrundlage: § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG)

Wie soll das in der Praxis ablaufen? Zwei Möglichkeiten sind denkbar. Zum einen können Sie eine Vereinbarung mit dem „Gasthaus um die Ecke“ treffen, dass Ihnen dieses für im Gasthaus speisende Mitarbeiter die Rechnung schickt. Oder: Der Mitarbeiter zahlt bar und Sie ersetzen ihm seine Auslagen.

Ganz wichtig:
Auch unter 100 Euro Rechnungsbetrag muss die Rechnung an Ihre Firma adressiert sein. Denn ansonsten könnte es Diskussionen mit dem nächsten Lohnsteuerprüfer geben.

So wird gerechnet: Die Restaurantrechnung lautet auf 45,80 Euro (einschl. MwSt.). Zur Ermittlung des Wertes des Sachbezugs wird dieser Preis pauschal um 4 Prozent gemindert, um den ortsüblichen Preis zu ermitteln (sogenannte “96-Prozent-Regelung”, die immer dann gilt, wenn es keinen amtlichen Sachbezugswert gibt). Das sind also 43,97 Euro. Die Bewirtung ist steuer- und beitragsfrei. (Rechtsgrundlage: R 31 Abs. 2 Satz 9 LStR 05)

Bedenken Sie außerdem: Diese 44-Euro-Freigrenze gilt für alle kostenlosen Sachbezüge Ihrer Mitarbeiter je Monat. Wenn Ihr Mitarbeiter diesen Monat also schon auf Firmenkosten für 40 Euro tanken durfte, springt im gleichen Monat steuerfrei höchstens noch ein Sparmenü bei McDonald's für ihn raus.

Übrigens: Ein ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist nicht notwendig, sondern nur eine - an Ihre Firma adressierte - Rechnung des Gasthauses. Weiterer Vorteil: Sie haben 100 Prozent Betriebsausgaben-Abzug statt 70 Prozent wie sonst bei Restaurant-Belegen.


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