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21.12.2015

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Monatlich gleichbleibende Rechnungen

E-Mail von Friedrich P. aus Coburg an die Redaktions-Hotline: „Wir warten die EDV-Netzwerke von kleinen Unternehmen. Mit vielen Kunden haben wir Wartungsverträge abgeschlossen und buchen monatlich gleichbleibende Beträge ab. Muss man da jeden Monat wieder aufs Neue Rechnungen über die identischen Beträge stellen?“

IZW antwortet: Nein, das müssen Sie nicht. Es genügt ein einmaliger Service­vertrag und die Bezugnahme darauf in den monatlichen Abbuchungen.

Beispiel:

Servicevertrag Nr. 1234

Zwischen der A-GmbH und der Fa. B wird vereinbart:

Servicegebühr für XY-Wartung pro Monat        50,00 EUR
19 % MwSt.                                                       9,50 EUR
Brutto                                                               59,50 EUR


Der Vertrag muss eine laufende Nummer haben, also zum Beispiel „Servicevertrag Nr. 1234“ und es muss Ihre Steuer-Nr. (USt.-ID) enthalten sein.

Außerdem müssen die Teilleistungszeiträume (in der Regel ein Monat) genau bezeichnet sein.

Abbuchung:
Auf dem Kontoauszugstext muss entweder der jeweilige Teilleistungszeitraum stehen, also zum Beispiel: „Abbuchung lt. Servicevertrag Nr. 1234 Teilleistungszeitraum November 2015“.

Oder: Im Text muss ebenfalls der Bezug auf den Servicevertrag stehen, sowie der Nettobetrag und der Mehrwertsteuerbetrag. Also: „Abbuchung lt. Service­vertrag Nr. 1234: 50 Euro netto zuzüglich 19 % MwSt. = 9,50 Euro.“ Der Brutto­betrag (= Abbuchungsbetrag) steht sowieso auf dem Kontoauszug.

Tipp:
Stimmen Sie aber vorher mit Ihren Kunden ab, ob diese nicht doch monatlich eine Rechnung wollen. Das ist zwar nicht notwendig, aber manche Buchhalter haben es eben gerne so. Insbesondere, wenn Sie Ihre Rechnungen per pdf versenden, dürfte der Aufwand für Sie überschaubar bleiben, und das Porto fällt auch weg.


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