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Was bedeutet eigentlich „wenn als Buchungsbeleg verwendet“?

Erläutert am Beispiel des Lieferscheins:

Nicht als Buchungsbeleg verwendet - 6 Jahre Aufbewahrung: Auf dem Lieferschein steht: „1.000 Rollen Tesafilm 100 m lang" und auf der Rechnung steht genau dasselbe. Theoretisch müsste man den Lieferschein sechs Jahre aufheben. In der Praxis fragt allerdings kaum ein Prüfer nach solchen Lieferscheinen.

Als Buchungsbeleg verwendet - 10 Jahre Aufbewahrung: So genannte „rechnungsergänzende Lieferscheine“ gelten als Buchungsbelege und müssen nach wie vor 10 Jahre aufgehoben werden.

Beispiel: Auf der Rechnung steht nur: „Lieferung von 1.000 verschiedenen Jeanshosen - Details siehe Lieferschein Nr. 123 vom 10.11.2016“. In diesem Fall stehen eben nicht alle Angaben des Lieferscheins auf der Rechnung, sodass die Rechnung nur Sinn ergibt in Kombination mit dem Lieferschein. Es handelt sich damit um einen rechnungsergänzenden Lieferschein. Solche Lieferscheine müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.



Warum 2005 und nicht 2006?

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Bilanz erstellt wurde. Diese Frist gilt dann nicht nur für die Bilanz, sondern auch für alle Belege, die in diese eingehen.

Sie haben die 2006er-Bilanz vermutlich 2007 erstellt, die 10-Jahres-Frist läuft somit vom 1. Januar 2008 bis zum 31.Dezember 2017. Die 2006er-Bilanz und die 2006er-Buchungsbelege dürfen Sie also erst 2018 vernichten.

Bevor Sie größere Aktenvernichtungen durchführen: Besprechen Sie das vorher mit Ihrem Steuerberater, um nicht zu viel zu vernichten. Oder erkundigen Sie sich bei Ihrem Finanzamt, ob die geplante Aktenvernichtung so in Ordnung ist.

Alle Informationen sorgfältig recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

Unterlagen vernichten: Erstellt im Jahr (und früher)