Infothek

Zum PDF Archiv

26.04.2005

Als PDF herunter laden

Achtung: Überraschender Erfahungsbericht der ersten digitalen Betriebsprüfungen - vermeiden Sie diese Falle

Schon seit 2002 erlaubt das Steuergesetz dem Finanzamt, digitale Betriebsprüfungen durchzuführen. Bei einer solchen Prüfung blättert der Betriebsprüfer nicht mehr in Saldenlisten oder Kontenblättern, sondern analysiert ihre Buchhaltungsdaten mit spezieller Software. Obwohl es diese Form der digitalen Betriebsprüfung nun schon drei Jahre gibt, hat sich diese Prüfungsmethode erst in diesem Jahr in der Praxis durchgesetzt. Denn es hat bis jetzt gedauert, die Betriebsprüfer entsprechend auszubilden und mit der notwendigen Ausrüstung zu versehen.

Überraschender Erfahrungsbericht von ersten digitalen Prüfungen: Die Prüfer prüfen zuallererst, ob die Buchhaltungsdaten in der Software regelmäßig „festgeschrieben“ wurden. Und viele Firmen und Steuerberater stolpern schon über diesen ganz banalen ersten Punkt.

Was bedeutet „festschreiben“? Die meisten Buchhaltungs-Programme haben einen Modus, in dem man „vorläufig“ buchen kann. In diesem Modus kann jeder Buchungssatz noch beliebig geändert oder gelöscht werden, ohne Spuren zu hinterlassen. Dieser vorläufige Modus ist vergleichbar mit Bleistifteintragungen in einem Buchungsjournal. Das programmtechnische „Festschreiben“ entspricht hingegen Kugelschreiber-Eintragungen, die nicht mehr ausradiert werden können.

Wichtig: Nur „festgeschriebene“ Buchungen gelten als richtige Buchungen im Sinne der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung“. Hier schlampen allerdings viele Firmen und auch viele Steuerberater: Gerade in Steuerkanzleien ist es sehr beliebt, die Buchhaltungsdaten oft ein ganzes Jahr nicht festzuschreiben, damit sich der Sachbearbeiter bei der Bilanzerstellung unübersichtliche Stornobuchungen erspart.

Die schlimme Folge bei der Betriebsprüfung: Wenn der Prüfer feststellt, dass die Festschreibung nicht zeitnah - das heißt mindestens monatlich - erfolgte, verwirft er die gesamte Buchhaltung als „nicht ordnungsgemäß“. Das eröffnet Raum für Zuschätzungen.

Was Sie tun sollten: Buchen Sie selbst, vergewissern Sie sich, ob Ihre Buchungen zumindest einmal im Monat unveränderlich abgespeichert werden, so dass sie nur noch durch Korrekturbuchungen verändert werden können. Macht Ihr Steuerberater die Buchhaltung für Sie, fragen Sie ihn, ob seine Mitarbeiter die Buchungen regelmäßig an das DATEV-Rechenzentrum senden oder diese zumindest regelmäßig festschreiben.

Fazit: Nur „festgeschriebene“ Buchungen sind ordnungsgemäße Buchungen. Wer monatelang oder gar jahrelang im vorläufigen Modus bucht, riskiert `rger bei der nächsten digitalen Betriebsprüfung.


zurück