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05.02.2018

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GoBD: Müssen Sie jetzt alle(!) E-Mails archivieren?

Manche Softwarehersteller behaupten, man müsse aufgrund der neuen GoBD-Archivierungsvorschriften nun alle E-Mails archivieren, erst recht solche, mit denen Rechnungen verschickt oder empfangen wurden.

Richtig ist: Archiviert werden müssen nur E-Mails mit eindeutiger Relevanz für die Buchhaltung. Das BMF-Schreiben zu den GoBD sagt dazu: „Bei den Daten und Dokumenten ist – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung.“ (GoBD, BMF 14.11.14, Tz 121)

Beispiel - ein Kunde schreibt: „Können Sie mir bitte die Rechnung 125 noch einmal schicken?“. Das ist kein Buchungsbeleg, also ist das nicht archivierungspflichtig.

Ein Lieferant schickt Ihnen eine Rechnung inklusive PDF-Rechnung: Sie archivieren die PDF-Rechnung. Die E-Mail, in der die Rechnung drin war, können Sie vernichten oder brauchen Sie zumindest nicht zu archivieren.

Wenn eine Rechnung per Papierpost kommt, heben Sie ja auch nur die Rechnung auf und nicht den Briefumschlag. Die E-Mail ist sozusagen der „Briefumschlag“ für die PDF-Rechnung.

Ausnahme: Nur falls die Rechnung in Textform in der E-Mail direkt wäre, müssten Sie die E-Mail archivieren. So etwas ist aber sehr selten.


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