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04.05.2016

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Bilanz 2015: Mit Rückstellungen Steuern sparen

Falls Sie 2016 (oder später) noch Verpflichtungen erfüllen müssen, die aus 2015 herrühren, müssen Sie dafür Rückstellungen bilden. Hier ein paar Beispiele für Rückstellungen, die häufig vergessen werden:

Archivierungsrückstellung: Der Gesetzgeber zwingt Sie dazu, Buchhaltungsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Dafür brauchen Sie Platz. Falls Sie die Unterlagen in einem separaten Raum verwahren, können Sie die Kosten dieses Raumes der nächsten zehn Jahre als gewinnmindernde Rückstellung in Ihrer Bilanz einbuchen. Ermitteln Sie dazu die Kosten dieses Raumes, wobei Sie Abschreibung, Miete, Reinigung, Heizung, Strom, Instandhaltung, Versicherung und Grundsteuer einbeziehen – außerdem die Abschreibung für Regale und Schränke. Des Weiteren berücksichtigen Sie etwaigen Einmalaufwand für die Einlagerung der bisher noch nicht korrekt archivierten Unterlagen.

Falls Sie eine Archiv-Software verwenden: Denken Sie an die Kosten für die Software, für die laufende Wartung, für die Datensicherung und für die Lesbarmachung dieser Datenbestände. Rechnen Sie auf diese Art und Weise die Kosten für ein Jahr aus. In Ihrer Bilanz bilden Sie eine Gewinn senkende Rückstellung in Höhe des 5,5-Fachen dieses Wertes. (OFD Niedersachsen, 05.10.15, S 2137 - 106 - St 221/St 222)

Urlaubsrückstellung:
Haben Ihre Mitarbeiter zum Jahresende nicht den ganzen Jahresurlaub genommen, können (und müssen!) Sie für diesen sogenannten „Verpflichtungsüberschuss“ eine Rückstellung bilden. Einfaches Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat 22 Urlaubstage offen, was einem Arbeitsmonat entspricht. Die Rückstellung beträgt dann ein Monatsgehalt plus Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Wenn Sie es korrekt machen wollen, gehen Sie bei einer Fünf-Tage-Woche in der Handelsbilanz von 220 Arbeitstagen aus, für die Steuerbilanz von 250 Tagen. Viele Praktiker rechnen einheitlich mit 220 Tagen.

Überstundenrückstellung: Genauso muss man eine Rückstellung bilden für offene Überstunden am 31. Dezember.

Gewährleistungsrückstellung - Beispiel: Für 2015 ausgelieferte Produkte mussten Sie 2016 noch 10.000 Euro Arbeit für Reparaturen investieren. Gewährleistungsrückstellung möglich. Für im November 2015 ausgelieferte Produkte haben Sie im Dezember 2015 nacharbeiten müssen: Keine Rückstellung, weil der Aufwand sowieso schon in dem Geschäftsjahr ist, in das er gehört.

Rückstellung für Buchhaltungsnacharbeiten: Die Sekretärin arbeitet im Januar 40 Stunden daran, Dezember-Unterlagen für den Steuerberater zusammenzustellen. Dafür ist eine Rückstellung möglich. Hat die Sekretärin aber bis Silvester schon fast alles vorbereitet, und muss sich im Januar nur noch zwei Tage damit beschäftigen, dann ist eine Rückstellung nur für diese zwei Tage Arbeit möglich.


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