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14.06.2004

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So vermeiden Sie Ă`rger wegen Thermopapier-Quittungen

Tankstellen und Restaurants stellen Rechnungen meist auf Thermopapier aus, das nach zwei bis drei Jahren ausbleicht und unlesbar wird. Das kann bei einer BetriebsprĂŒfung zu einem Problem werden: Wenn ein BetriebsprĂŒfer kommt und auf den Belegen nichts mehr entziffern kann, geht das zu Ihren Lasten.

Zitat aus einer Anweisung fĂŒr BetriebsprĂŒfer: „Erst wenn im Rahmen von AußenprĂŒfungen dem Grunde nach berechtigte Betriebsausgaben bzw. Vorsteuern nicht anerkannt werden, weil die Belege nicht mehr lesbar sind, wird das Problem offenkundig. In der Regel dĂŒrfte der Belegmangel dann nicht mehr heilbar sein. Die Folgen davon treffen die RechnungsempfĂ€nger.“ (Fundstelle: OFD DĂŒsseldorf, 22.12.98)

Neu seit 01.01.04: Rechnungen mĂŒssen aufgrund einer GesetzesĂ€nderung jetzt zehn Jahre in lesbarer Form aufbewahrt werden. Besitzen Sie ein Thermo-FaxgerĂ€t und empfangen Sie Rechnungen per Fax, sind Sie nun sogar verpflichtet, diese Eingangsrechnungen „
 durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, damit die Rechnungen zehn Jahre lang lesbar bleiben.“ (Rechtsgrundlage: § 14b Abs. 1 UStG/Fundstelle: BMF-Schreiben vom 29.01.04)

So schĂŒtzen Sie sich: Heften Sie Tankbelege, Gasthausquittungen und andere Thermopapier-Dokumente auf ein DIN-A4-Blatt, kopieren dieses und heften die Kopie dahinter. Das Gleiche sollten Sie mit Eingangsrechnungen machen, die Sie in Ihrem Thermo-Fax-GerĂ€t empfangen haben. Dann kann bei einer BetriebsprĂŒfung nichts passieren.


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