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14.07.2005

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Kilometergeld können Sie an Mitarbeiter steuerfrei auszahlen ...

Falls einer Ihrer Mitarbeiter ein privates Auto für betriebliche Fahrten einsetzt, können Sie ihm folgende Kilometersätze erstatten: Pkw 30 Cent, Motorrad/Motorroller: 13 Cent, Moped/Mofa: 8 Cent und Fahrrad: 5 Cent.

Wichtig: Auf dieses Kilometergeld wird keine Pauschalsteuer fällig. Verwechseln Sie also nicht das steuerfreie Kilometergeld mit dem Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Denn Letzterer kostet 15 Prozent Pauschalsteuer, der Spesenersatz (Kilometergeld) für rein betriebliche Fahrten nicht.

Beispiel für Spesenersatz: Ihr Mitarbeiter besucht einen Kunden mit seinem eigenen Auto. Der Kunde sitzt 20 km entfernt vom Sitz Ihrer GmbH. Sie können Ihrem Mitarbeiter erstatten: 30 Cent je gefahrenen Kilometer. Das sind: 20 km x 2 x 0,30 Euro = 12 Euro.

Beispiel für Fahrtkostenzuschuss: Ihr Mitarbeiter fährt jeden Morgen 20 km von seiner Wohnung zu Ihrer Firma und abends 20 km wieder zurück. Sie können für die einfache Entfernung von 20 km je 30 Cent als Zuschuss zahlen, müssen hierauf aber 15 Prozent Pauschalsteuer plus Soli abführen. Pro Tag sind das also 6 Euro Zuschuss und 0,90 Euro pauschale Lohnsteuer (plus Soli und eventueller KiSt).

Wichtig: Der Mitarbeiter muss eine Quittung oder Reisekostenabrechnung unterschreiben, auf der er angibt: Datum der Dienstreise, aufgesuchte Geschäftspartner und Anlass der Fahrt, gefahrene Kilometer sowie Kennzeichen des benutzten Fahrzeugs.

Erfreulich für Ihren Mitarbeiter: Hat er höhere Kosten als diese 30 Cent pro Kilometer, kann er diese bei seiner persönlichen Einkommensteuer geltend machen:


... und Ihr Mitarbeiter kann mehr als 30 Cent geltend machen

Für betriebliche Fahrten kann Ihr Mitarbeiter bei seiner Steuer auch einen höheren Kilometersatz als 30 Cent geltend machen, wenn er diese Kosten nachweisen kann.

Dazu muss er alle Kosten seines Autos addieren, und zwar: Treibstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Kosten einer Garage, Kraftfahrzeugsteuer, Versicherungsprämien, Abschreibung (Basis: sechs Jahre Nutzungsdauer bei Neuwagen), Zinsen sowie Unfallkosten. Eine etwaige Leasingsonderzahlung gehört im Kalenderjahr der Zahlung in voller Höhe zu den Gesamtkosten. Alle diese Kosten teilt Ihr Mitarbeiter durch die insgesamt gefahrenen Kilometer, dann hat er den individuellen Kilometersatz. Diese Kosten kann er dann in seiner privaten Steuererklärung geltend machen, muss aber das von Ihnen steuerfrei erhaltene Kilometergeld davon abziehen.

Fazit: Für betriebliche Fahrten können Sie 0,30 Euro Kilometergeld je gefahrenen Kilometer ersetzen, ohne dass hierbei eine Pauschalsteuer anfällt. Höhere Sätze können Sie nicht steuerfrei erstatten. Ihr Mitarbeitern kann die höheren Kosten aber in seiner Steuererklärung geltend machen, wenn er sie nach obigem Schema nachweist. Machen Sie ihn darauf aufmerksam, damit er diese Steuersparmöglichkeit nicht übersieht.


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