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05.09.2019

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Messen, Seminare, Bewirtungen: Spesen kürzen!

Wenn Ihre Mitarbeiter auf Dienstreisen sind, können Sie diesen steuerfreie Verpflegungspauschalen auszahlen. Bei Dienstreise über acht Stunden zwölf    Euro und bei Dienstreisen von 24 Stunden (also Zwischentage bei mehrtägigen Dienstreisen) 24 Euro. Außerdem können bei einem An- und Abreisetag stets zwölf Euro ausbezahlt werden, ohne dass Sie die Dauer der An- oder Abreise prüfen müssen.

Die Pauschalen müssen gekürzt werden: Und zwar immer dann, wenn der Arbeitgeber kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung stellt. Die Kürzung beträgt 4,80 Euro für ein Frühstück und jeweils 9,60 Euro für ein Mittag- und Abendessen – maximal muss aber bis auf null gekürzt werden.

Flugreisen: Auch hier muss gekürzt werden, es sei denn, es gab gar keine Mahlzeit (zum Beispiel bei einem Inlandsflug).

Beispiel eins: Stefan arbeitet bei einer Maschinenbau-Firma. Diese hat einen Messestand, auf dem Stefan zwei Tage lang (Dienstag und Mittwoch) seine Firma präsentiert. Dort gibt es ständig Häppchen und kleine Mahlzeiten für Messebesucher und Mitarbeiter. Stefan reist am Montag an und frühstückt Dienstag bis Donnerstag im Hotel. Verpflegungspauschale für Stefan: Montag (Anreisetag) zwölf Euro, Dienstag null Euro (24 Euro minus 4,80 minus 9,60 Euro minus 9,60 Euro), Mittwoch null Euro (wie Dienstag), Donnerstag (Abreisetag) 7,20 Euro (zwölf Euro minus Kürzung 4,80 Euro für Frühstück).

Beispiel zwei:
Susi nimmt an einem Seminar teil. Sie ist von acht bis 18 Uhr von zuhause abwesend. Das Seminar bezahlt die Firma. Auf dem Seminar wird ein kostenloses Mittagessen gereicht. Die Verpflegungspauschale muss um 9,60 Euro gekürzt werden. Susi kann maximal 2,40 Euro bekommen.

Beispiel drei: Klaus ist Vertriebsmitarbeiter. Auf einer Dienstreise bewirtet er auf Kosten seines Chefs mittags und abends Kunden. Die Dienstreise dauert von neun bis 20 Uhr. Die zwölf Euro sind zu kürzen um zweimal 9,60 Euro, aber maximal auf null. Klaus kann keine Verpflegungspauschale bekommen.

Rechtsquellen:
§ 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10 EStG, sowie ein BMF-Schreiben vom 24.10.14. IZW-Leserservice: Das BMF-Schreiben können Sie hier kostenlos herunterladen.


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